ET360 Buch der gesendeten Post

In der Kanzlei, im Sekretariat oder an der Rezeption werden täglich Briefe, Verträge, Rechnungen und Pakete versandt. Wenn sich nach einiger Zeit jemand erkundigt, ob und wann ein bestimmtes Paket versandt wurde, ist die schnellste Antwort der Eintrag im Buch der versandten Post.

Eintrag über jede versandte Sendung

Das Buch der versandten Post ist ein einfaches, aber in der Kanzlei sehr nützliches Hilfsmittel. Jede ausgehende Sendung wird in das Buch eingetragen, wodurch eine fortlaufende Liste entsteht, anhand derer die Versendung eines Dokuments nachträglich nachvollzogen werden kann. Dies ist besonders bei Verträgen, Kündigungen, Reklamationen oder behördlichen Anträgen von Vorteil, bei denen das Datum entscheidend sein kann.

Das Heft im Format A4 hat 40 Seiten mit schwarzem Druck auf beiden Seiten. Das Cover besteht aus Offsetpapier mit Laminierung, die inneren Blätter aus glattes Recyclingpapier. Das Formular ist durchschreibefrei, d.h. es wird direkt in das Buch eingetragen, ohne Kopien zu machen.

Für Kanzleien, Sekretariate und kleinere Büros

Das Buch eignet sich überall, wo eine größere Menge an Post versandt wird und ein Überblick benötigt wird: in Behörden, Schulen, Anwaltskanzleien und Buchhaltungsbüros, in Unternehmen mit Sekretariat oder in gemeinnützigen Organisationen. Die zuständige Person trägt die Sendungen ein, wenn sie sie zum Versand vorbereitet, und das Buch bleibt an einem festen Ort in der Kanzlei.

Es ist auch in kleineren Unternehmen nützlich, in denen mehrere Personen abwechselnd die Post erledigen. Jeder trägt in dasselbe Buch ein, sodass der Überblick nicht davon abhängt, wer gerade in der Post war, und ein Vertreter während des Urlaubs muss nichts in E-Mails nachschlagen.

Versandte oder eingegangene Post?

Für eingehende Korrespondenz stellt Baloušek ein separates Buch der eingegangenen Post ET370 im gleichen Format A4 mit 40 Seiten her. Eine Kanzlei, die die Post in beide Richtungen erfasst, kann so zwei optisch einheitliche Bücher haben, eines für ausgehende und eines für eingehende Sendungen.